Assistant(e) Financier(ère) et Administratif(ve)

Job Description

Support financial management and administrative tasks within the EpiC program.

Requirements

• Avoir un BAC + 2 au minimum en finance et comptabilité
• Avoir une expérience d'au moins 2 ans dans une ONG ou institution de la place
• Avoir une bonne notion du respect des délais et être honnête et bien organisé
• Être capable de travailler sous stress
• Maîtriser Excel, Word et au moins un logiciel comptable
• Maintenir de bonnes relations de travail avec les fournisseurs et les partenaires
• Être capable de travailler dans un environnement multisectoriel, pluridisciplinaire et multiculturel
• Avoir une bonne capacité à communiquer en langue anglaise tant à l'oral qu'à l'écrit
• Être capable de mener de façon concomitante et avec efficacité, plusieurs tâches en tenant compte des priorités
• Effectuer toute autre tâche pertinente dans la fonction occupée sous la supervision de la hiérarchie

Responsibilities

1. Financial Management

• Tenir la comptabilité et les dossiers comptables
• Veiller à ce que toutes les dépenses soient autorisées et traités efficacement
• Vérifier les factures et établir les documents nécessaires aux paiements (bordereaux et paiements chèques) dans les délais après les autorisations par le personnel habilité
• Vérifier les dépenses de la petite caisse avec l’Assistante Administrative pour s’assurer qu’elles sont bien exactes et bien documentées
• Examiner les rapports de dépenses des bureaux de terrain et les paquets de reçus correspondants sur une base mensuelle, en veillant à ce que les méthodes d'établissement des rapports et les documents d'appui soient conformes aux règlements et aux politiques et procédures internes
• Gérer les avances de missions, d’ateliers, du personnel et des consultants
• Suivre la liquidation de ces avances sur présentation de justificatifs dans le délai requis
• Appuyer dans l’archivage des documents comptables et financiers à mettre sur le Sharepoint
• Contrôler le registre des immobilisations
• Etablir les rapprochements bancaires
• Enregistrer les opérations selon les codes comptables et des projets
• Gérer et améliorer le système d’archivage des pièces comptables avant et après le rapport financier

2. Audit des Etats Financiers

• Assister le superviseur dans l’organisation et la préparation des différents audits des comptes et des états financiers

3. Assistance aux achats

• Etablir les bons de commande, assurer le suivi des commandes et renseigner le tableau d’analyse conformément aux politiques et procédures de FHI 360
• Assister à la mise en place de contrats fournisseurs
• Préparer des analyses comparatives (prix, délais, conditions)