Assistant(e) Senior en Appui aux programmes et de liaison, Bamako, Mali

Job Description

Fondée en 1951, l'Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) est l'une des Agences du Système des Nations Unies et la principale Organisation Intergouvernementale dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L'OIM est dédiée à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous.

L'OIM s'engage en faveur d'un environnement de travail diversifié et inclusif. Les candidatures externes et internes sont acceptées pour ce poste. Dans le cadre de cet avis de vacance les candidatures féminines et celles de candidats internes sont considérées comme prioritaire.

Responsibilities

• Appuyer le processus de développement de projets en facilitant la consolidation des contributions techniques des unités thématiques et des sous bureaux, en étroite collaboration avec l'Officier d'Appui aux Programmes et de Liaison ;
• Appuyer la préparation, la relecture et la mise en forme des notes conceptuelles, propositions de projets, révisions et rapports bailleurs ;
• Appuyer la mise à jour des documents stratégiques de l'unité PSU et de la mission, notamment par la compilation et la consolidation des contributions internes.
• Compiler et maintenir à jour les informations sur les possibilités de financement, calendriers de soumission, priorités des bailleurs afin de soutenir l'alignement avec les stratégies nationales et régionales de l'OIM.
• Assurer la bonne saisie, mise à jour et qualité des données dans PRIMA (création de notes conceptuelles, développement des projets, révisions des projets, rapportages, documents justificatifs, etc.).
• Suivre l'avancement du cycle d'approbation interne de la mission sur et hors PRIMA ;
• Maintenir des trackers précis sur l'état des projets, les délais, les responsabilités et les actions requises.
• Appuyer la formation des équipes internes sur PRIMA et les exigences de conformité organisationnelle ;
• Appuyer la communication avec les bailleurs et les institutions gouvernementales ;
• Rédiger ou réviser les correspondances officielles, notes verbales, lettres gouvernementales, rapports de réunion, conformément aux standards de l'OIM ;
• Suivre les dossiers clés liés à la collaboration gouvernementale, y compris les partenariats signés (MoU, lettres d'accord, cadres de collaboration) ;
• Contribuer à la préparation de présentations, contributions écrites et comptes rendus pour les réunions inter-agences ou avec les bailleurs ou le gouvernement au sein du bureau ;
• Maintenir des dossiers organisés et actualisés de toutes les initiatives en développement, documents de projets, rapports bailleurs et correspondances officielles ;
• Fournir un appui administratif, méthodologique ou organisationnel aux unités programmes selon les besoins : suivi des indicateurs, consolidation des inputs, préparation de réunions, archivage ;
• En collaboration avec l'Unité de Communication et de Liaison, contribuer à la préparation de supports de visibilité et de liaison, et autres outils et taches nécessaires ;
• Appuyer l'organisation d'événements, ateliers, missions officielles et visites de bailleurs ou du gouvernement ;
• Assurer toute autre tâche connexe assignée par le/la superviseur(e) pour appuyer la bonne marche de l'Unité PSU.
• Toute autre tâche nécessaire qui pourrait leur être confiée en appui au développement et soutien aux projets pour la mission.

Qualifications

Education

• Titulaire d'un diplôme universitaire en sciences politiques ou sociales, en économie du développement ou en gestion avec 4 ans d'expérience, ou
• Diplôme de Baccalauréat avec 6 ans d'expériences professionnelles dans le développement de projets et à la migration.

Experience et Qualites

• Expérience de travail avec différents acteurs (gouvernement, ONGs, bénéficiaires) et à adapter son comportement aux besoins spécifiques des personnes à risque et vulnérables ou de personnalités occupant des fonctions de responsabilités.
• Bonne connaissance des questions de migration nationale et internationale.
• Expérience professionnelle dans une agence du système des Nations Unies serait un avantage.
• Bonnes compétences en informatique, spécifiquement avec PRIMA (OIM) , Microsoft Excel, Word et Outlook.
• Capacité à respecter les délais et atteindre les objectifs fixés.
• Capacité à coordonner efficacement les actions avec les partenaires, les autorités locales, les bénéficiaires et la communauté humanitaire en général pour faire avancer les objectifs du bureau pays.
• Bonnes aptitudes interpersonnelles, capacité à s'adapter à une équipe internationale multiculturelle.
• Excellentes compétences de communication (écrites et verbales).
• Capacité à travailler de façon autonome